Missió
Vetllar per a que les necessitats de la Fundació Gavina de serveis de recepció s’atenguin de forma eficient i eficaç amb vocació de servei a l’organització i facilitadora del treball dels diferents equips de Gavina. Tindrà especialment cura de garantir els procediments normatius, així con una gestió eficient i sostenible dels recursos.

Funcions
● Atenció al públic i centraleta telefònica: Atendre les trucades entrants, transferir-les al departament corresponent i donar resposta a consultes generals. Rebre i acollir els visitants, proporcionant informació sobre els serveis i activitats de la fundació.
● Gestió del correu i missatgeria: Classificar i distribuir el correu i els paquets entrants, així com gestionar els enviaments de correspondència i missatgeria.
● Suport administratiu: Donar suport a l'equip administratiu amb tasques com la gestió de documents, arxiu, obtenció de factures, preparació de comandes i preparació de materials per a reunions.
● Coordinació de visites i reunions: Programar i gestionar les visites, organitzar sales de reunions, i assegurar-se que aquestes estan correctament equipades per als esdeveniments o trobades previstes.
● Manteniment de l'ordre i la imatge de la recepció: Assegurar-se que l'espai de recepció estigui net, ordenat i amb material informatiu actualitzat per als visitants.
● Atenció a consultes en línia: Respondre a correus electrònics o missatges rebuts a través de les plataformes digitals de la fundació.
● Suport en general als equips en preparació dels materials (tallers de cuina, atenció famílies, esdeveniments).

Tasques
● Atendre les trucades entrants i poder donar resposta tipus “Preguntes freqüents”. Poder donar resposta a serveis i activitats programades.
● Recepció, entrega i enviament de correu físic i missatgeria general.
● Suport en arxiu físic i/o digital i obtenció de factures, recull d’albarans.
● Suport administratiu en general que es requereixi.
● Gestió de la reserva de sales dels diferents espais físics de Gavina d’ús compartit.
● Organitzar les sales de reunions, i assegurar-se que aquestes estan correctament equipades per als esdeveniments o trobades previstes.

Recepcionista
● Suport a la preparació de materials per les formacions, activitats, esdeveniments, etc.
● Manteniment de l’ordre i la imatge de l’espai de recepció.
● Acollida de les visites agendades.

Competències requerides

● Bàsiques:
o Expressió oral i escrita en català i castellà.
o CFGM en administració, Títol de la ESO.
o Certificat negatiu de delictes sexuals.
● Transversals:
o Compromís amb la Fundació Gavina i la seva identitat.
o Adaptabilitat.
o Habilitats per la resolució de problemes.
o Responsabilitat i autonomia.
o Comunicació interpersonal.
o Organització i planificació.
o Dinamisme.
o Orientació a la qualitat.

Requisits
● Adaptabilitat en quan a la realització de tasques diverses.
● Certificat negatiu de delictes sexuals.

Condicions
Jornada completa.
Treball presencial amb flexibilitat per atendre les necessitats del projecte, amb les persones participants i per a atendre les necessitats de conciliació personal.

Si estas interessat/ada envia un email a: a.martin@fgavina.org.